À la découverte des coulisses du Smart Change Program, un outil novateur que nous avons développé pour améliorer la façon dont les entreprises abordent la transformation depuis un problème à une solution implémentable grâce à des acteurs clés : les managers de terrain.
Jérôme : Chez SKAPA, nous prônons une approche de transformation inclusive et collaborative. Nous croyons que la meilleure façon de changer, est de changer avec les gens, de construire le chemin avec eux. Dans cette optique-là, nous voulions développer un programme d’accompagnement au changement permettant de mettre en place des actions facilement activables à l’échelle locale. Pour répondre plus simplement nous voulions permettre à des managers de piloter le changement en employant des actions ciblées et précises.
Pour les organisations, les enjeux transverses, tels que la responsabilité sociétale des entreprises (RSE), l’inclusivité et l’engagement sont souvent difficiles à mettre en œuvre à travers des actions simples, efficaces et locales.
Jérôme : Oui, il y a eu une expérience initiale avec une entreprise qui souhaitait déployer à l’échelle mondiale une démarche de réflexion sur un enjeu de RSE mais tout en rendant les managers autonomes à leur échelle. Nous devions trouver un moyen de rendre les managers créatifs sur cet enjeu en collaboration avec leurs collaborateurs et voir comment les aider à sélectionner, à faire grandir une idée jusqu’à ce qu’elle devienne une solution mise en place. C’est comme ça que nous avons construit une première approche, très “quick and dirty,”.
Nous avons constaté que cela générait de nombreuses idées et concepts concrets, ainsi qu’une envie de les déployer et de les utiliser au quotidien par les collaborateurs eux-mêmes. C’est comme ça que nous nous sommes dit qu’il y avait un vrai besoin sur ce type de programme.
Jérôme : Les difficultés ont évolué au fil du temps. Le premier défi que nous avons dû relever était la capture des besoins des managers. Pour y parvenir, nous avons mis en place un questionnaire spécialement conçu pour recueillir ces données.
Ensuite, ces données ont été exploitées lors d’ateliers visant à concevoir des solutions, avec un déroulement extrêmement précis. Puis, il a fallu développer des outils pour former les managers et les aider à adopter une posture de collaboration, de “ problem solving” et de “test and learn”. Progressivement, nous avons amélioré cet outil pour renforcer l’autonomie des managers sur la dimension facilitation en réduisant la nécessité d’intervention des consultants.
Au départ, il y avait besoin de conseils, et aujourd’hui, le conseil est intégré dans la plateforme de manière numérique, offrant ainsi un support essentiel pour la mise en œuvre d’initiatives identifiées par les managers.
Jérôme : Nous aidons les managers à adopter une posture d’animateur d’atelier, à mobiliser les collaborateurs avec leurs diversités, et à mettre en place une démarche du « double diamant ». Les managers sont très aidés par les outils, bien sûr, mais il y a une formation initiale de courte durée pour permettre aux participants de comprendre le déroulement de l’atelier, d’acquérir des astuces, d’adopter les bonnes postures, et de savoir à quoi s’attendre en termes de résultats. Et puis désamorcer aussi les questionnements et craintes des managers qui doivent faire évoluer leur position. Ils doivent poser des questions, encourager les réponses des collaborateurs dans une posture plutôt basse pour construire ensemble. C’est comme une formation à la facilitation mais ciblée sur l’atelier spécifique que chaque personne vivra. Cette focalisation vise à optimiser le temps investi et à donner les compétences nécessaires pour faciliter leur atelier de manière efficace, en évitant les pièges potentiels.
Jérôme : Aujourd’hui, nous mettons à disposition des managers une plateforme complète qui simplifie leur démarche. Cette plateforme leur offre un guide détaillé, rassemblant toutes les ressources nécessaires pour les aider dans leur rôle. Elle contient des templates, notamment pour la gestion des ateliers, avec des parcours clés en main. De plus, nous proposons des formations pour améliorer leurs compétences en facilitation afin qu’ils puissent animer ces ateliers de manière optimale.
En amont, nous mettons à leur disposition un questionnaire prêt à être déployé, sous différents formats pour s’adapter aux besoins spécifiques de leur entreprise. Ensuite, les managers peuvent personnaliser leur atelier en choisissant parmi plusieurs formats, que ce soit en version papier, en présentiel ou en distanciel. Nous leur offrons une flexibilité maximale pour s’adapter à leurs préférences.
Enfin, notre plateforme propose des guidelines et des best practices pour aider les managers à mettre en place des quick wins ou à gérer des projets plus ambitieux, qui nécessiteraient une communication avec leurs sponsors. Nous leur donnons des astuces et des conseils pour réussir à transmettre efficacement leurs idées.
En résumé, notre plateforme propose une interface complète pour les managers, tout en offrant un contrôle et un suivi centralisé pour les RH.
Jérôme : Je suis convaincu que l’un des principaux défis pour de nombreuses entreprises réside dans la difficulté à travailler sur des sujets transverses qui ne sont pas forcément au cœur de la demande client, finalement à travailler pour elles-mêmes.
C’est normal pour une entreprise d’être centrée sur son client, son expérience client, son offre, son chiffre d’affaires des ventes… Mais on peut aussi travailler sur sa performance interne, l’engagement des collaborateurs, la marque employeur…
Donc venir avec des outils simples, qui se déploient facilement tout en étant très frugales sur le temps consommé, je pense que c’est une énorme valeur ajoutée aux entreprises. C’est la raison pour laquelle j’ai envisagé de le proposer aux entreprises, pour qu’elles puissent se transformer avec un outil sans consultant, quand elles le veulent, de manière synchrone ou asynchrone pour trouver des solutions simples à des problèmes transverses globaux de l’entreprise. On n’a pas tout le temps besoin d’un cabinet, de faire appel à des boites de transfo… Il y a des choses simples qu’on peut faire soi-même avec un tout petit coup de pouce de contenu et de process.
Jérôme : En fait, pratiquement n’importe quel sujet peut être exploré, même s’il ne semble pas directement lié à une transformation. On est plutôt sur des ateliers de 2h30 / 3h00, pour se concentrer sur des thèmes qui ne sont pas abordés au quotidien. Si un problème est fréquemment discuté, les solutions simples et les Quick Win sont souvent déjà connues. Nous nous orientons donc vers des sujets plus complexes, en mettant l’accent sur des questions transverse, très High Level au sein de l’entreprise. Ces questions sont généralement laissées de côté ou gérées individuellement par les managers, sans être mutualisées.
Notre programme actuellement se concentre autour de 4 thèmes :
-Engagement collaborateur
-L’inclusion
-La responsabilité sociétale des entreprises
-Les Objectives et Key Results
Jérôme : À l’origine, il était connu sous le nom de Quick Change Program, mais nous avons réalisé que l’utilisation du terme « Quick » pouvait sous-entendre que le processus était rapide et peut-être mal pensé.
Pourquoi Smart ? Parce qu’on pense que c’est intelligent de mettre à l’œuvre les managers qui sont sur le terrain tous les jours, pour trouver des choses qui sont actionnables et soutenables par l’entreprise. Ce n’est pas à la tête de l’entreprise qu’on va trouver les solutions. À la tête on peut voir venir des problèmes que ne verraient pas les personnes du quotidien, ça j’en suis convaincu mais pour trouver des solutions opérables et qui permettent de conduire une vision, c’est le terrain qui doit proposer les solutions. Et les managers sont les acteurs clés.
Le mot « Change », parce que l’idée, c’est de conduire le changement sur des axes (engagement, inclusivité, etc.), trouver des solutions… Donc, il y a un vrai changement. Si on pouvait rajouter un mot, ce serait « Smart Program for Real Change ».
Pourquoi le mot Program ? Parce que c’est un parcours avec du sens, où chaque brique, chaque étape est importante. C’est un programme pensé pour offrir un résultat.
